Gestão do Tempo- Como Melhorar Seu Dia
Gestão do Tempo- Como Aproveitar Mais Seu Dia
Gestão do tempo, tem se tornado um dos principais desafios da atualidade.
É comum você escutar alguém dizer que precisava de um dia com 30 horas.
Como isso não é possível, a única saída é fazer uma gestão do tempo adequada.
E que possibilite aproveitar ao máximo as horas do dia.
Por isso separamos para você, 11 dicas para ajudar na gestão do tempo.
Confira o que você pode fazer para melhorar seu aproveitamento.
1- Estabeleça Prioridades
Quando o dia começa, e você coloca no papel tudo que precisa fazer.
Você vai gerar uma lista com pelo menos uma dúzia de tarefas para concluir naquele dia.
Porém, na maioria dos dias, não é possível executar tudo que foi planejado.
Interferências externas acontecerão a todo momento, telefonemas, atividade urgente, entre outros.
Para terminar o dia de forma produtiva.
Determine 3 atividades prioritárias, aquelas que você não pode deixar para trás.
As demais deixe como desejáveis.
Ao cumprir essas atividades prioritárias, mesmo com toda a interferência.
Você terminará o dia muito satisfeito.
2-Revisar Contribui na Gestão do Tempo
Assim como planejar o dia é importante.
O planejamento semanal é fundamental para uma gestão do tempo eficaz.
Por isso revise sua semana inteira.
A revisão semanal foi criada por David Allen.
Autor do livro, Produtividade A Arte de Fazer Acontecer.
O método consiste em comparar semanas.
Primeiro passo:
Você deve revisar sua agenda da semana passada até a semana atual.
Procurando por conflitos de horários, reuniões, pontos de atenção.
E outros assuntos que precisam de melhor dedicação.
Segundo passo:
Revise os e-mails, tanto o pessoal como o profissional.
Se possível, zere sua caixa de entrada.
Terceiro passo:
Revise seus objetivos anuais e planeje trabalhar neles já na próxima semana.
Um pouco de atividade por semana.
Com esse passos você evitará.
Aquela famosa situação de deixar para a última hora.
E ser surpreendido por alguma surpresa desagradável.
3- Fuja do 100%
Normalmente as pessoas não focam 100% do tempo nas atividades planejadas.
Por isso não trabalhe com 100% da sua carga horária.
Você não conseguirá cumprir a meta.
Na sua gestão do tempo, coloque de 50% a 70% de horas produtivas reais.
É o máximo que você cumprirá no seu dia a dia.
O restante da carga horária, será ocupada por interferências.
Reuniões, e-mails, pesquisas na internet.
E outras atividades mais urgentes que surgirão.
4- Uma Tarefa Por Vez
Ser mais produtivo é o desafio de todos nós.
Por isso, em muitos momentos caímos no erro.
De tentar executar mais de uma tarefa por vez, isso não ajuda em nada.
Ao dividir os esforços, você acabará o dia sem completar uma única tarefa.
Porque você não teve foco, sendo assim não seja multi-tarefas.
Para ter um dia produtivo, planeje uma atividade por vez.
Mesmo que não seja para completá-la naquele momento.
Você pode trabalhar uma hora em uma determinada tarefa.
Passar para outra que apareceu urgente.
E depois voltar para a que você estava fazendo.
O importante é manter o foco na atividade do momento.
Ao fazer isso, você melhora muito sua gestão do tempo.
5- Gestão do Tempo Divida as Tarefas
Se o projeto que você está trabalhando é grande.
E você ocupará muito tempo para concluir sua execução.
Divida-o em tarefas menores.
Coloque em um plano.
Todos os passos que você precisará cumprir para concluir o projeto.
Pense no máximo de etapas possíveis.
Depois planeje cada uma dessas etapas.
Como uma atividade a ser concluída.
Assim que você for terminando cada uma delas, marque-a como finalizada.
Além de ajudar a melhorar a sua gestão do tempo.
Essa prática, aumenta a sua autoestima, uma vez que você enxerga o projeto caminhando.
6- Gestão do Tempo- Estabeleça Prazos
Estabelecer prazos é tão importante como determinar as tarefas.
Atribuir prazos para você mesmo te ajudará a se manter organizado.
Uma tarefa sem prazo, com certeza ficará para depois.
Afinal ela não será prioridade para você.
A falta de prazo te deixa acomodado para executar a tarefa em qualquer momento.
Por isso, determine uma carga horária para cada tarefa.
Por mais curta que ela seja, por exemplo.
Você precisa enviar um e-mail para uma pessoa, tarefa que não dura mais do que 15 minutos.
Coloque na sua agenda, enviar e-mail ás 16:30, tempo de execução 15 minutos.
7- Faça Pausas
Você não é feito de aço, o cansaço chega.
E você vai perdendo a concentração e o foco na tarefa que está executando.
Se você trabalha sentado, é ainda mais importante, fazer pausas.
Ficar sentado por muito tempo é prejudicial para a saúde.
O conselho dos especialistas.
É fazer uma pausa de 5 a 10 minutos para cada hora trabalhada.
Uma excelente estratégia é ter apenas um copo de água sobre a mesa.
Assim você será forçado a levantar para pegar água.
A pausa, fará muito bem para seu corpo.
E também te ajudará a retomar a concentração na tarefa em execução.
Coloque as pausas como aliadas para sua gestão do tempo.
8- Dizer “não” contribui na Gestão do Tempo
Dizer “sim” para todas as demandas que surgirem.
Não é uma atitude saudável para sua gestão do tempo.
Ao se ocupar com mais atividades do que será capaz de entregar.
Você prejudica seu resultado e entrega, e até mesmo sua carreira.
Porque, você ficará conhecido por aceitar a fazer tudo e não entregar nada.
Por isso, aprenda a dizer “não”, por mais doloroso que seja.
Explique seus motivos, mostre suas demandas atuais.
E comprove que você não dará conta, por mais que queira.
Será melhor, dizer “não” e entregar as tarefas com qualidade.
Do que dizer “sim” para tudo e não concluir nada.
9- Delegar ajuda na Gestão do Tempo
Separe as tarefas entre as que são imprescindíveis que você faça.
E as que não precisam ser necessariamente executada por você.
Geralmente se encaixa nessas atividades.
Aquelas que são rotineiras e mais fáceis de fazer.
Não exigindo muito do envolvimento criativo da pessoa.
Delegue essas tarefas para outras pessoas.
Descreva o que ela precisará fazer e o prazo que terá para fazer.
Solicite que a pessoa te mantenha informado do andamento da atividade.
Ao delegar essas tarefas, você abre espaço na sua agenda.
E pode se dedicar com mais atenção e qualidade as tarefas mais importantes.
Que realmente precisarão de sua dedicação.
10- Aprenda com os Erros
Todo mundo erra, e você não está livre disso.
Porém é a sua atitude em relação ao erro que fará toda a diferença em sua carreira.
Revise seus projetos, suas entregas e a sua rotina.
Verifique os erros que você percebeu ou alguém sinalizou como uma falha.
Trabalhe esses erros de forma que não se repita nos próximos projetos.
Na gestão do tempo, é uma perda de tempo, repetir os mesmos erros em vários projetos.
Você não vai querer ser lembrado por errar sempre nos mesmos pontos.
11- Descansar é Gestão do Tempo
Descansar não é um luxo, é uma necessidade.
Ao diminuir o descanso para ter mais resultados.
É uma estratégia muito arriscada, porque vai minando suas energias.
A falta de descanso aumenta o estresse.
E piora a saúde física e mental.
Por consequência atrapalha seu rendimento e suas entregas.
Coloque sua hora de sono em dia.
Dependendo da pessoa ela varia entre 6 a 9 horas de descanso.
Faça testes para descobrir a quantidade de horas de sono que seu corpo necessita.
Após definido, deixe esse tempo livre na sua gestão do tempo.
Assim você garantirá uma qualidade de vida, eficiência e produtividade.
Respeite sua necessidade de descanso ao dormir de 7 a 9 horas por dia.
Diminuir o descanso para ter mais diversão ou produzir mais é uma estratégia de visão curta.
Apesar de você conseguir realizar essa estratégia aos seus 20 anos.
Isso se tornará um hábito destrutivo.
Estar cansado o dia todo.
Significa que você não será capaz de fazer um uso eficaz do seu tempo.
Não importa o quão organizado você é.
Portanto, crie o hábito de descansar de 7 a 8 horas por noite.
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Abraços
